Jak nie dać się zwariować i wykorzystać kryzys na swoją korzyść? Poradnik aktykryzysowy

Pandemia, zaraza, kryzys – te słowa przewijają się od 2 miesięcy non stop. Wielu przedsiębiorców rzeczywiście zostało mocno dotkniętych. Kryzys bezpośrednio lub pośrednio uderzył w prawie każdą branżę. Te trudne czasy są testem sprawności działania wielu firm. Niczym papierek lakmusowy sprawdzają na ile ich modele biznesowe mają cechę “antykruchości”. Całe “korona-szaleństwo” jest czasem, w którym trzeba dopasować się do sytuacji i przemodelować pewne działania. Poniżej kilka inspiracji, którym warto przyjrzeć się w tych dziwnych czasach. 

Jak nie dać się zwariować i wykorzystać kryzys na swoją korzyść? 

1. Negocjuj umowy i stawki 

Warto żebyś porozmawiał ze swoimi podwykonawcami, partnerami biznesowymi, czy wynajmującymi o zmianie warunków umów, obniżeniu stawek, wydłużeniu terminów płatności itd. Każda umowę da się renegocjować, wszystko zależy od podejścia obydwu stron. 

Ważna uwaga: rób to z rozwagą biorąc pod uwagę sytuację swojego partnera biznesowego, nie chodzi o to, żeby swoimi ruchami spowodować złą sytuację u niego. 

2. Wydłużaj terminy płatności i płać przed terminem 

Jeżeli masz dobrą płynność to płać swoim partnerom biznesowym na czas, a najlepiej przed terminem. Być tym działaniem pomożesz mu przetrwać ciężkie czasy. 

Klienci zgłaszają Ci, że mają problemy z płynnością? Jeżeli możesz sobie na to pozwolić to wydłuż im te terminy, być może choć trochę ich to wesprze. 

3. Windykacja is a King! 

Przeciwieństwo punktu nr. 2 do zastosowania w sytuacji, kiedy Twoja płynność nie jest najlepsza. Regularnie przypomniał się klientom o niezapłaconej fakturze. Co ważne rób to różnymi kanałami: powiadomienia z systemu, maile, telefony. Jeżeli faktura jest na tyle duża, że może zaważyć o Twoim być lub nie być to samodzielnie przejmij ten proces ponieważ pracownik może nie czuć powagi sytuacji tak mocno jak Ty i może nie być tak skuteczny. Początkowo podchodź relacyjnie i partnersko, jak nie widzisz intencji współpracy z drugiej strony, to dołóż też formalną ścieżkę windykacji. Nie bój upominać się o swoje. 

Ważna uwaga: warto przypominać się już delikatnie już przed terminem płatności, nie warto czekać aż płatność będzie zaległa. 

4. Tnij zbędne koszty bez skrupułów. 

Przejrzyj faktury, które płacisz co miesiąc i zadaj sobie pytanie – czy mój biznes ucierpi jeżeli przestanę korzystać z tej usługi / produktu? Jeżeli odpowiedź brzmi – nie ucierpi, to nie krępuj się zrezygnować. Im będziesz “lżejszy” kosztowo tym dłużej przetrwasz. 

Przykłady kosztów, którym warto się przyjrzeć: 

– rozwój www – drobne zmiany, które nie są kluczowe,

– ogłoszenia rekrutacyjne,

– zespoły / obszary w firmie, które były nierentowne,

– wynajmowane biura / oddziały,

– owoce / kawa / inne rzeczy do biura,

– jedzenie zamawiane za firmowe pieniądze,

– najsłabsi handlowcy dla których teraz nie będzie leadów lub którzy mieliby niższą konwersję niż lepsi handlowcy (jest w tej chwili krytycznym, żeby w biznesach które mają mniej leadów trafiały one do najlepszych handlowców),

– wdrożenia za kilkanaście tysięcy złotych, które da się zastąpić tańszym saasem, który będzie wystarczająco dobry,

– licencje na soft, którego nie używamy,

– odroczenie leasingów, najmów długoterminowych na samochodach. Jeżeli handlowcy korzystali z samochodów z najmu, a teraz nie podróżują to warto zerwać / zawiesić umowy,

– upłynnienie nieużywanego sprzętu, który jest coś wart, a czekał na lepsze chwile żeby dać nowemu pracownikowi, 

5. Szukaj nowych szans na rynku 

Wykorzystaj ten czas na generowanie nowych pomysłów na rozwój firmy. Zwracaj uwagę na to co się dzieje naokoło Ciebie i szukaj szans dla swojej firmy. Może warto pomyśleć o nowych produktach, oferować usługi dla nowych grup docelowych lub przetestować nowe formaty reklamowe. Zbierz swój zespół i zróbcie burzę mózgów jak wykorzystać ten nietypowy czas. 

6. Szukaj okazji zakupowych 

Jeżeli mimo kryzysu Twoja sytuacja jest stabilna i możesz pozwolić sobie na inwestycje, to szukaj szans zakupowych. Zaczynając od dużych czyli np. przejęć innych firm Twojej branży, które upadają po małe czyli okazyjny zakup sprzętu, który ktoś sprzedaje żeby ratować swoją płynność. 

7. Pracuj nad marketingiem i sprzedażą 

Jakakolwiek będzie sytuacja gospodarcza nic innego nie da Ci nowych klientów niż działania sprzedażowe i marketingowe. Dlatego kryzys to dobry czas żeby jeszcze intensywniej zająć się tymi dziedzinami. Testuj nowe formaty reklamowe, dopracowuje rozmowę handlową, szukaj nowych sposób na generowanie leadów – to wszystko spowoduje, że będziesz dalej niż konkurencja gdy sytuacja będzie wracać do normy. 

Ważna uwaga: jeżeli Twoja sytuacja nie jest bardzo zła, to nie ścinaj budżetu marketingowego. 

8. Zwalniaj rozsądnie 

Pracownicy są kosztem, ale także zasobem, dzięki któremu generujesz przychód. Dlatego zrób szczegółową rewizję zespołu i zwolnij tylko tych, których musisz żeby przetrwać. Zrób też listę krytycznych zasobów ludzkich, które są Ci potrzebne żeby zachować moc odtworzeniową. Musisz mieć na pokładzie odpowiednich ludzi, którzy mają doświadczenie w Twojej firmy i odpowiednie postawy. To oni pomogą Ci nabrać prędkości po kryzysie. 

Ważne uwaga: przeanalizuj czy zamiast zwolnień nie bardziej korzystne będzie obniżenie wynagrodzeń i zmniejszenie wymiaru czasu pracy 

9. Pokaż, że jesteś liderem i zadbaj o emocje pracowników 

Czasy są trudne nie tylko dla Ciebie ale też dla Twoich pracowników. Każdy z nich ma w głowie masę obaw i boi się o swoją przyszłość. W związku z tym pokaż, że Ty odnajdujesz się w tej sytuacji, masz plan na przetrwanie oraz szukasz rozwiązań. Bądź szczery i dużo rozmawiaj ze swoimi ludźmi. Wspieraj ich mentalnie, ale też angażuj w akcję ratunkową – niech mają poczucie, że od nich też zależą losy firmy. 

10. Nie bagatelizuj pracy zdalnej 

Praca zdalna wydaje się być świetnym rozwiązaniem. Ludzie nie tracą czasu na dojazd do pracy, nie marnują czasu na pogaduchach w kuchni przy kawie, nie trzeba wynajmować większego biura. Same plusy? Niekoniecznie. Oczywiście w obecnej sytuacji rozsądnym jest wysłać przynajmniej część zespołu na pracę zdalną, ale zadbaj o to żeby była ona efektywna. Pamiętaj, że dla ludzi od lat pracujących z biura to ogromna zmiana! Musisz wdrożyć szereg działań. Przeczytaj więc dostępne w sieci poradniki lub skonsultuj to z przedsiębiorcą, który od lat prowadzi firmę w formie zdalnej. Nie bagatelizuj tej diametralnej zmiany systemu pracy.  

11. Przemyśl politykę cenową 

Jeżeli masz mniejszą ilość nowych klientów, to pomyśl czy nie warto byłby zmodyfikować cennik. Nie w każdym przypadku dawanie rabatów ma sens, ale warto żebyś poszukał kreatywnych rozwiązań. Poszerzenie zakresu usługi zachowując stare ceny; stworzenie nowej, tańszej wersji usługi; rabaty za większe zamówienie – to tylko kilka przykładów działań, które można wdrożyć. Pochyl się nad tematem i przemyśl, co u Ciebie mógłby się sprawdzić. 

12. Dawkuj sobie ilość negatywnych informacji 

W związku z obecną sytuacją pojawia się masę artykułów i filmów, które mniej lub bardziej rzetelnie (zwykle mniej) opisują obecną sytuacją i możliwe scenariusze. Wiele z tego contentu jest stworzona tylko po to żeby podbijać oglądalność lub poczytność portali. Warto dozować sobie te informacje bo ich przesyt wpływa na nas negatywnie. 

13. Nie marnuj energii na narzekanie 

Tarcza jest do bani. Przepisy są zawiłe i pisanie na kolanie. Pomoc jest niewystarczająca. Te i inne określenia są pewnie prawdą ale nie warto marnować sił na to żeby się tym przejmować. Jeżeli nie masz na to wpływu więc skup się na swoim biznesie bo tam jest wiele do zrobienia, a te sprawy zleć swojej księgowej, doradcy podatkowemu lub asystentce. 

14. Rób rzeczy, na które normalnie nie miałeś czasu 

Porządek w dokumentach, procedury obsługi klienta, nowe zdjęcie w tle na firmowym fanpage. Te i wiele innych rzeczy zwykle są spychane na dalszy plan bo skupiamy się na ważniejszych rzeczach. Jeżeli w Twoim biznesie jest przestój to wykorzystaj czas, który Ci się uwolnił na zrobienie rzeczy, które zwykle spychasz na dalszy plan. 

15. Twórz procedury i standardy 

Jeżeli przez kryzys masz trochę więcej czasu to warto zabrać się do utrwalenia na papierze tego co w firmie dobrze działa. Schemat rozmowy klientem, proces wdrożenia nowego pracownika, standard opłacania faktur – to tylko przykładowe procesy, które warto ubrać w procedury, które umieścisz na firmowym dysku w chmurze i z których będą mogli korzystać obecni ale też nowi pracownicy. 

16. Edukuj się 

Nie ma lepszego czasu niż przestój gospodarczy na zdobywanie nowej wiedzy i umiejętności. Na koniec dnia niezależnie czy Twój biznes przetrwa, czy nie to co będziesz miał w głowie pozostanie. Po przełamaniu recesji pomoże Ci to mocniej ruszyć z kopyta z obecnym projektem albo zacząć budować coś nowego od podstaw. 

Ważna uwaga: jeżeli masz pracowników, którzy w związku z sytuacją mają mniej pracy, to motywuj ich do zdobywania wiedzy. Dzięki czemu będą dla Ciebie bardziej wartościowi. 

17. Znajdź grupę wsparcia 

Jakkolwiek dziwnie to nie zabrzmi, to grupa wsparcia czyli środowisko ludzi, którzy mają podobne problemy jest bardzo ważna. Co ważne, od samego dzielenia się problemami jeszcze ważniejsza jest możliwość konsultowania pomysłów oraz inspirowania się wdrożonymi działaniami. Dlatego znajdź przedsiębiorców, którym będziesz mógł zaufać, a będzie Ci łatwiej przetrwać trudne czasy. Jedną z rozsądnych alternatyw może być nasz klub czyli JCI Kraków 🙂 https://www.jcikrakow.pl/ 

18. Planuj przyszłość 

Może to brzmieć abstrakcyjnie bo tak naprawdę nie wiemy co się wydarzy za 2-3 tygodnie, więc jak tu planować dalszą przyszłość. Mimo tego jest to dobry czas na rewizję swoich biznesowych i prywatnych priorytetów, postanowień, wartości. Teraz dobry czas na to, że zasnowić się na tym, czy to co robiliśmy przez ostatnie lata ma sens. W biegu ciężko się myśli, więc jeżeli przez obecną sytuację przyszedłeś ze sprintu do marszu poświęć czas na refleksję. 

Powyższa lista na pewno będzie jeszcze przez nas rozszerzana bo na 100% nie wyczerpuje tematu. Wdrożenie choć kilku powyższych działań spowoduje, że z jednej strony zdolność Twojego biznesu do przetrwania będzie większa, a z drugiej innym uczestnikom wolnego rynku pomoże przetrwać. 

Jeśli chciałbyś coś dodać do powyższej listy – napisz do nas. 

Na koniec ważna uwaga. Pierwszą i nadrzędną zasadą biznesu, która w obecnych czasach jest jeszcze jaskrawiej widoczna jest: być jutro w biznesie. Wszystkie działania, które podejmujemy muszą uwzględniać tą zasadę. 

Powodzenia! 

Michał Zawada 

Michał Zawada 

Prezydent JCI Kraków, przedsiębiorca, pasjonat historii współczesnej. Prowadzi firmę zajmującą się profesjonalnym sprzątaniem powierzchni biurowych Fresh Offcie oraz Interim Sales Managers – firmę generującą leady sprzedażowe. 

https://freshoffice.eu/

 https://interimsales.pl/